Projektbeispiel

Stadtmarketing Baunatal

Im Einsatz: 24/7 Online-Bürgerservice, Toolbox

Module im Einsatz:

24/7 Online-Bürgerservice

Anträge + Mitteilungen FORM-DIREKT Checkliste/Ablauf-Steuerung für Veranstaltungen
Vermarktung, Buchung + Orga INFO&EVENTS Nutzung für Events in Kombi mit Stadtmarketing

Toolbox

Vertragsmanagement Monitoring/Management von Veranstaltungsverträgen
Rechnungskontrolle/-freigabe Rechnungslegung auf Basis von Veranstaltungsverträgen
Zeiterfassung Nutzung der Personal-Zeiterfassung

Einwohnerzahl: 29.000

24/7 Online-Bürgerservice

Anträge + Mitteilungen FORM-DIREKT

Checkliste/Ablauf-Steuerung für Veranstaltungen

Für die Organisation von Veranstaltungen fehlte eine durchgängige, standardisierte Ablauf- und Checklistensteuerung. Ziel war es, dem Veranstalter die notwendigen To-dos je Phase klar anzuzeigen, damit keine Schritte vergessen werden und Freigaben/Verantwortlichkeiten einheitlich nachvollziehbar sind.

Ausführungszeitraum bis Go-Live: 2 Monate

Vermarktung, Buchung + Orga INFO&EVENTS

Nutzung für Events in Kombi mit Stadtmarketing

Events sollten nicht mehr in getrennten Systemen gepflegt werden, sondern in einem gemeinsamen Prozess mit dem Stadtmarketing. Neben einer konsistenten Datenbasis diente die Lösung auch als Marketinginstrument, um Veranstaltungen gezielt zu bewerben, Reichweite zu erhöhen und die Außenkommunikation zu stärken.

Ausführungszeitraum bis Go-Live: 2 Monate

Toolbox

Vertragsmanagement

Monitoring/Management von Veranstaltungsverträgen

Bei Veranstaltungen mussten Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus (Entwurf, Abstimmung, Freigabe, Status) sauber nachverfolgbar sein. Das System wurde benötigt, um Fristen, Verpflichtungen und Dokumentstände zentral zu steuern und Ausfälle zu vermeiden.

Ausführungszeitraum bis Go-Live: 1 Monat

Rechnungskontrolle/-freigabe

Rechnungslegung auf Basis von Veranstaltungsverträgen

Für Rechnungen fehlte ein klarer Workflow, der direkt an die zugrunde liegenden Veranstaltungsverträge gekoppelt ist. Damit sollten Budget- und Sachprüfung, Freigaben und Nachweise revisionssicher und schneller ablaufen.

Ausführungszeitraum bis Go-Live: 1 Monat

Zeiterfassung

Nutzung der Personal-Zeiterfassung

Die Zeiterfassung sollte vereinheitlicht werden, um Arbeitszeiten korrekt, transparent und regelkonform zu dokumentieren. Damit sollten manuelle Stundenzettel entfallen und Auswertungen/Abrechnungen zuverlässiger werden.

Ausführungszeitraum bis Go-Live: 1 Woche

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Format: Teams oder Zoom
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